Privacybeleid

1. Wie wij zijn

UpKeep is een online softwareplatform voor scheepsonderhoud, geleverd door UpKeep, gevestigd in Nederland. Wij verwerken persoonsgegevens van klanten en gebruikers om onze diensten te kunnen leveren.

Voor vragen over privacy kun je contact opnemen via: privacy@upkeeponline.nl

2. Welke gegevens wij verwerken

Wij verwerken verschillende soorten gegevens, afhankelijk van hoe je de dienst gebruikt.

A. Gegevens die de klant invoert

• namen van gebruikers, uitvoerders en supervisors
• e-mailadressen
• rollen en toegangsrechten
• foto's en documenten die bij taken worden geüpload
• onderhoudsgegevens, certificaten en notities
• loggegevens van taakuitvoering (wie, wat, wanneer)

B. Automatisch verzamelde gegevens

• IP-adres
• apparaat- en browserinformatie
• inlogmomenten
• foutmeldingen en systeemlogs

C. Administratieve gegevens

• bedrijfsnaam
• factuurgegevens
• betaalgegevens (worden verwerkt via externe betaalproviders)

3. Doeleinden waarvoor wij gegevens gebruiken

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

1. Het leveren van de dienst
   Toegang tot het platform, gebruikersbeheer, taakbeheer, certificaten, audit trail.
2. Beveiliging en toegang
   Authenticatie, autorisatie, fraudepreventie, loggen van gebruikersacties.
3. Klantenservice en ondersteuning
   Vragen beantwoorden, incidenten oplossen, verbeteringen doorvoeren.
4. Administratie en facturatie
   Facturen versturen, betalingen verwerken, abonnementen beheren.
5. Verbetering van de software
   Analyseren van gebruik (geanonimiseerd waar mogelijk), optimalisatie van functies.
6. Wettelijke verplichtingen
   Bijvoorbeeld in geval van beveiligingsincidenten of fiscale verplichtingen.

Wij gebruiken geen persoonsgegevens voor marketing zonder expliciete toestemming.

4. Juridische grondslagen (AVG)

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van één van de volgende grondslagen:

• uitvoering van de overeenkomst (levering van UpKeep)
• wettelijke verplichtingen
• gerechtvaardigd belang (bijv. beveiliging)
• toestemming (alleen waar expliciet gevraagd)

De klant is verwerkingsverantwoordelijke voor alle data die in UpKeep wordt ingevoerd. UpKeep is de verwerker.

5. Wie toegang heeft tot de gegevens

Persoonsgegevens worden alleen gedeeld met:

• medewerkers van UpKeep die deze informatie nodig hebben voor hun werk
• hosting- en IT-partners die de infrastructuur leveren
• betaalproviders (voor facturatie)
• supporttools (tickets, e-mail)

Wij verkopen of verhuren nooit persoonsgegevens.

Alle partners verwerken gegevens volgens de AVG en hebben een verwerkersovereenkomst met ons.

6. Bewaartermijnen

• Data in het account: zolang het abonnement loopt
• Back-ups: volgens ons technische back-upbeleid (30–90 dagen)
• Administratieve gegevens: 7 jaar (wettelijke plicht)

Na beëindiging van het abonnement:

• blijft data minimaal 30 dagen beschikbaar voor export
• wordt data daarna verwijderd of geanonimiseerd

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• beveiligde verbindingen (SSL)
• hashing van wachtwoorden
• toegangsbeheer per rol
• versleutelde opslag van gevoelige documenten
• logging van belangrijke acties
• bescherming tegen ongeautoriseerde toegang

Ondanks deze maatregelen blijft digitale overdracht nooit 100% risicovrij; wij garanderen geen absolute veiligheid.

8. Rechten van betrokkenen

Gebruikers hebben de volgende rechten:

• recht op inzage
• recht op correctie
• recht op verwijdering (voor zover data niet wettelijk hoeft te blijven bestaan)
• recht op dataportabiliteit
• recht op beperking van verwerking
• recht om bezwaar te maken

Verzoeken kunnen worden ingediend via privacy@upkeeponline.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.

Omdat de klant verwerkingsverantwoordelijke is, kan UpKeep verzoeken doorsturen naar de betreffende klant.

9. Dataopslag buiten de EU

Als data buiten de EU wordt opgeslagen (bijv. bij bepaalde cloudproviders), zorgen wij ervoor dat dit gebeurt volgens de AVG, via:

• Standard Contractual Clauses
• passende waarborgen

Wij kiezen uitsluitend betrouwbare leveranciers.

10. Cookies en tracking

UpKeep gebruikt alleen cookies die noodzakelijk zijn voor:

• inloggen en sessiebeheer
• beveiliging
• foutopsporing

Wij gebruiken geen trackingcookies voor marketing.

11. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij mogen dit beleid aanpassen wanneer onze dienst, wetgeving of praktijk verandert. Bij grote wijzigingen informeren wij klanten actief.

12. Contact

Voor vragen of klachten over privacy kun je contact opnemen via: privacy@upkeeponline.nl

Kom je er niet uit? Dan kun je ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.